Privacyverklaring van de Stichting Oecumenische Vieringen Groningen
Akkoord door bestuur van OVG:
9 december 2021
Groningen, 28 november 2021
Versie 1.4
Over deze privacyverklaring
Voor de OVG en haar gemeenschap is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Voor de OVG zijn omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking bij de OVG. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten van OVG-betrokkenen met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Ook staat hierin vermeld wie hiervoor de contactpersoon is.
Over de OVG
De OVG is een levendige oecumenische geloofsgemeenschap. De vieringen worden gehouden in de Pepergasthuiskerk, in de volksmond “de Peper”. Elke zondag komen mensen van de Pepergemeenschap naar deze kerk om te vieren, te leren en te delen. Dit gebeurt op basis van de joods-christelijke traditie. De OVG streeft naar vieringen met helder eigentijds taalgebruik, nieuwe liederen en soms met experimentele vormen. Voor veel mensen uit de stad en provincie is “de Peper” een belangrijke plaats van bezinning. In formele zin is de OVG een stichting; zij heeft dus rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
Niet alle bezoekers van Pepervieringen laten zich registreren als OVG-betrokkene. Iedereen, die in de Peperpraktisch staat vermeld, heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met zijn/haar persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de OVG ervoor dat privacy-rechten en gegevensbescherming op orde zijn. De OVG zal ervoor zorgen dat het bronbestand met persoonsgegevens (Peperpraktisch) goed beveiligd is en dat privacyregels volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden toegepast.
Beleid gepubliceerde foto’s resp. videobeelden
Het OVG-bestuur heeft als beleid geformuleerd:
Foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn mogen alleen op de website, in de Nieuwsbrief en/of Kerk in Stad gepubliceerd worden na uitdrukkelijke toestemming van personen in kwestie. Ook groepsfoto’s vallen onder deze beleidsregel.
Dit beleid geldt ook voor vieringen die via kerkdienstgemist.nl met beeld en geluid worden uitgezonden. Personen die actief betrokken zijn bij een viering komen altijd herkenbaar in beeld. Deze personen (pianist, cantor, liturg) moeten vooraf hiervoor toestemming hebben gegeven. Dit geldt ook voor personen die vanuit de voorbereidingsgroep in de viering actief zijn.
In verband hiermee kent de OVG een Verwerkingstabel Toestemming. Hierin hebben OVG-betrokkenen aangegeven of zij toestemming geven voor publicatie van foto’s resp. om herkenbaar in beeld te komen via kerkdienstgemist.nl.
AVG-rechten voor OVG-betrokkenen
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven OVG-betrokkenen de volgende rechten:
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Iedereen kan bij de bestandsbeheerder een verzoek indienen om zijn persoonlijke registratie in de Peperpraktisch te verwijderen.
Het recht van OVG-berokkenen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
Het recht om de persoonsgegevens die de OVG verwerkt te wijzigen. Gegevens worden gewijzigd indien OVG-betrokkene aangeeft dat zijn/haar situatie is veranderd. Wijzigingen mogen belangen van anderen of die van de OVG niet schaden.
In het OVG-bestuur is de secretaris verantwoordelijk voor alle AVG gerelateerde zaken. Mocht er een klacht zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunnen OVG-betrokkenen contact opnemen met de secretaris (secretaris@ovg-web.nl). Als dit niet leidt tot een gewenst resultaat dan is dat vervelend. Er kan dan altijd een klacht ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Een verwerking is een procedure waarbij persoonlijke gegevens van OVG-betrokkenen worden gebruikt. De OVG kent slechts een beperkt aantal verwerkingen. Bovendien gebruikt de administratie van de OVG uitsluitend basis gegevens van betrokkenen. In onderstaand overzicht hebben wij deze gegevens gespecificeerd.
Behalve Peperpraktisch en Nieuwsbrief bestanden zijn er zelfstandige lijsten voor een beperkt aantal OVG-groepen. Het gaat hier om de ledenlijst van het Peperkoor en lijsten voor Gastheer/-vrouw, Koffie schenken, Liturgie ophalen, Kosterdiensten, oppasdienst en de jongerengroep. Elke lijst wordt bijgehouden door een lid van genoemde groepen.
Het vanaf de website kopiëren of downloaden van teksten en/of foto’s is uitsluitend bedoeld voor activiteiten van of voor de OVG. Op deze manier verkregen teksten en/of foto’s mogen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden.
Details met betrekking tot deze verwerkingen staan in het OVG Verwerkingsregister. Het beheer van deze OVG Verwerkingsregister is belegd bij Functioneel beheer Website.